Öko-Job accompagna persone in situazioni di vita difficili nel loro reinserimento nel mondo del lavoro. Con settori che spaziano dalla falegnameria alla cura del paesaggio fino all'officina bici, l'organizzazione è molto diversificata. Nell'intervista, Fabian Sperisen, responsabile delle sedi di Basilea-Campagna, racconta come Öko-Job affronta le molteplici esigenze della pianificazione quotidiana e perché Vanillaplan svolge un ruolo importante.
Signor Sperisen, per cominciare, ci racconti qualcosa su Öko-Job.
Öko-Job è un'organizzazione per l'integrazione professionale: collaboriamo principalmente con l'AI, i servizi sociali e gli URC. Il nostro compito è accompagnare le persone in situazioni di vita difficili nel ricostruire la propria capacità lavorativa e nel ritrovare la strada verso il mondo del lavoro. Nei nostri diversi settori di attività i partecipanti possono aumentare la propria percentuale di impiego, acquisire nuove competenze e ritrovare una struttura nella quotidianità lavorativa.
Quali settori coprite?
Siamo molto diversificati: a Gelterkinden gestiamo una falegnameria e un settore verde dedicato alla cura del paesaggio e al giardinaggio. A Liestal abbiamo un'officina bici, dove ripariamo e vendiamo biciclette d'occasione ed eseguiamo lavori di manutenzione. A Basilea abbiamo un laboratorio di produzione, dove vengono lavorati tessuti e prodotti alimentari, oltre a un caffè con negozio. A questo si aggiunge un settore commerciale con diverse postazioni di lavoro.
Oltre alle nostre sedi nella regione di Basilea, Öko-Job comprende anche altre sedi nei Grigioni, anch'esse attive nell'integrazione professionale.
Con una tale varietà di settori di attività, serve probabilmente un concetto particolare. Come organizzate la vostra attività?
Sì, i nostri team sono strutturati in base alla varietà dei settori di attività: i nostri collaboratori dispongono per lo più di una formazione artigianale e in parte anche di una formazione in ambito sociale. In questo modo possiamo non solo guidare i partecipanti dal punto di vista professionale, ma anche accompagnarli durante tutto il periodo trascorso da noi. Di norma i partecipanti restano da noi tra i tre e i nove mesi. Durante questo periodo collaborano nelle nostre attività e vengono introdotti passo dopo passo alla quotidianità lavorativa.
Le persone che arrivano da voi sono probabilmente varie tanto quanto i settori di attività?
Assolutamente. Lo spettro va da persone senza una formazione conclusa fino a persone con un percorso accademico. Anche i motivi del reinserimento sono molto diversi. Alcuni arrivano da noi dopo una malattia o un infortunio, altri dopo una lunga assenza dal mondo del lavoro o a causa di una situazione di vita difficile.
Qual è la sua posizione e quali sono i suoi compiti presso Öko-Job?
Sono responsabile delle sedi di Basilea-Campagna, il che significa che il mio ambito di responsabilità comprende l'officina bici di Liestal nonché la falegnameria e la cura del paesaggio di Gelterkinden. Il mio focus è soprattutto a livello strategico: si tratta ad esempio dell'ulteriore sviluppo dei singoli settori, delle decisioni di investimento o della questione di come accompagnare al meglio i nostri partecipanti.
Passiamo ora alla pianificazione: come organizzava la pianificazione degli impieghi prima di Vanillaplan e qual è stato il motivo della sua introduzione?
Qui devo fare un piccolo passo indietro: quando ho iniziato da Öko-Job otto anni fa, la pianificazione era ancora nettamente più semplice. Nel settore natura e paesaggio lavoravamo con tabelle stampate, inserivamo i nomi e pianificavamo i lavori a mano. All'epoca funzionava bene, perché ogni giorno dovevamo assegnare molte meno persone.
Con il tempo, tuttavia, sono aumentati sia il numero dei partecipanti sia la complessità della pianificazione. In passato avevamo molte persone con una percentuale di impiego fissa; oggi gli impieghi vanno da poche ore fino al 100 per cento e variano notevolmente da persona a persona. La pianificazione è così diventata sempre più complessa e semplicemente non era più possibile rappresentarla in modo sensato con il nostro metodo tradizionale.
Per questo ho cercato una soluzione digitale e alla fine mi sono imbattuto in Vanillaplan.
Ha testato anche altri programmi: che cosa ha reso Vanillaplan diverso dagli altri?
All'epoca ho provato diversi strumenti e ho sperimentato il modo migliore per creare piani giornalieri e settimanali. Per me Vanillaplan era semplicemente la soluzione più intuitiva. Per iniziare ho seguito un webinar con Ingrid Stalder, durante il quale mi sono state illustrate le funzioni più importanti. Dopodiché ho potuto utilizzare Vanillaplan in autonomia e mi sono orientato rapidamente.
Come è stato l'avvio con Vanillaplan per il suo team?
Come per molte nuove soluzioni, all'inizio anche nel nostro team c'erano alcune riserve. I cambiamenti comportano sempre, in un primo momento, un impegno supplementare e di conseguenza non tutti erano subito entusiasti. Per questo all'inizio ho gestito Vanillaplan personalmente. Con il tempo anche i collaboratori hanno iniziato a utilizzarlo sempre più spesso, scoprendone i vantaggi nella quotidianità.
Dopo circa mezzo anno, una volta ho chiesto scherzosamente al team se dovevamo eliminare di nuovo Vanillaplan. La risposta è stata inequivocabile: «No, assolutamente no.» Al più tardi in quel momento è stato chiaro che lo strumento si era ormai affermato nella nostra quotidianità.
Da quanto tempo utilizza già Vanillaplan?
Utilizziamo Vanillaplan già dal 2022.
Quanti progetti pianifica attualmente con Vanillaplan?
Attualmente pianifichiamo circa 190 progetti in Vanillaplan.
Come ha già accennato, Öko-Job non è una classica azienda artigianale. Come è strutturata la vostra pianificazione e quali sono le sue particolarità?
Esatto, la nostra pianificazione si differenzia un po' da quella di una classica azienda artigianale. Da noi bisogna tenere conto di molti fattori diversi: dalle diverse percentuali di impiego ai vari settori di attività, fino alle offerte di coaching e formazione.
Così, oltre ai diversi settori artigianali, abbiamo anche reparti come coaching e formazione, poiché durante il periodo trascorso da noi i partecipanti hanno diritto a offerte in tal senso. In concreto significa: se qualcuno frequenta ad esempio un corso di tedesco dalle 10 alle 12 o partecipa a un modulo formativo, questo deve essere considerato nella pianificazione e gli impieghi devono essere organizzati di conseguenza. Questo rende naturalmente la pianificazione degli impieghi decisamente più complessa.
Vanillaplan le fa risparmiare tempo nella pianificazione?
Assolutamente, Vanillaplan è molto utile e ci fa risparmiare tempo nella quotidianità. E non si tratta solo del vero e proprio impegno di pianificazione. Grazie a una migliore panoramica su carichi di lavoro e disponibilità, possiamo impiegare le nostre risorse in modo più mirato e in generale abbiamo bisogno di meno manodopera. Una pianificazione ordinata aiuta a lavorare in modo più efficiente e a sfruttare al meglio le capacità disponibili. In definitiva, così risparmiamo non solo tempo, ma anche costi.
Quali sono le sue esperienze con la bacheca di Vanillaplan?
Utilizziamo la bacheca molto volentieri. Troviamo particolarmente utile la possibilità di inserire note e comunicazioni direttamente negli impieghi. Da noi i collaboratori consultano ogni mattina o a mezzogiorno la bacheca per vedere quale lavoro è previsto per loro. In questo modo possono recarsi autonomamente al proprio impiego, il che rappresenta un grande valore aggiunto.
Qual è, per lei personalmente, il vantaggio più grande di Vanillaplan?
Per me è soprattutto la visualizzazione. Si vede a colpo d'occhio chi è disponibile o assente e quando, e come pianificare gli impieghi in modo sensato. È utile anche il fatto che le informazioni siano centralizzate in un unico punto e che non dobbiamo raccoglierle da diversi programmi.
Un altro grande vantaggio è che possiamo pianificare con largo anticipo. Alcuni lavori da noi saranno svolti solo tra qualche settimana o addirittura tra qualche mese: con Vanillaplan possiamo pianificare per tempo le risorse necessarie.
Quali sono le sue esperienze con il servizio e l'assistenza?
Soprattutto all'inizio abbiamo fatto ricorso all'assistenza più spesso, dato che non abbiamo la classica struttura aziendale e quindi erano necessari alcuni adattamenti. Abbiamo sempre ricevuto un aiuto rapido e siamo sempre riusciti a raggiungere qualcuno. Per questo ritengo che il servizio di Vanillaplan sia molto buono.
Molte grazie per questi interessanti approfondimenti, signor Sperisen!
