Zeiten und Leistungen erfassen

Was ist Zeit- und Leistungserfassung?

Die Zeit- und Leistungserfassung ist ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsorganisation und Projektplanung. Sie ermöglicht es Unternehmen, geleistete Arbeitszeiten und erbrachte Leistungen strukturiert zu dokumentieren und schafft damit eine verlässliche Datengrundlage für weitere betriebliche Prozesse.

Insbesondere in projektorientierten Branchen wie dem Bauwesen spielt eine nachvollziehbare Zeit- und Leistungserfassung eine wichtige Rolle. Unterschiedliche Projekte, wechselnde Einsatzorte und verschiedene Tätigkeiten stellen besondere Anforderungen an die Dokumentation der geleisteten Arbeit.

Am Anfang einer verlässlichen Zeit- und Leistungserfassung steht die vollständige und möglichst einfache Erfassung der relevanten Zeiten und Leistungen.

Zeiten und Leistungen – warum braucht es beides?

Bei der klassischen Arbeitszeiterfassung steht im Vordergrund, wann und wie lange Mitarbeitende gearbeitet haben. Gerade in der Baubranche reicht die reine Dokumentation der Arbeitszeit jedoch häufig nicht aus. Für die Organisation und Abwicklung von Projekten ist zusätzlich relevant, wofür Arbeitszeit aufgewendet wurde und welche Leistungen im Rahmen eines Projekts erbracht wurden.

Die Zeit- und Leistungserfassung verbindet deshalb die Dokumentation von Arbeitszeiten mit projektbezogenen Informationen. Dazu können neben Arbeits- und Reisezeiten beispielsweise Tätigkeiten, Spesen, eingesetztes Material oder Berichte gehören.

Vorteile einer strukturierten Zeit- und Leistungserfassung

Eine strukturierte Zeit- und Leistungserfassung schafft Transparenz darüber, wie viel Arbeitszeit für einzelne Projekte und Tätigkeiten aufgewendet wird und welche weiteren Aufwände dabei entstehen. Sie bildet damit eine wichtige Datengrundlage für die Lohnabrechnung, Projektkalkulation und Nachkalkulation.

Gleichzeitig lassen sich tatsächliche Aufwände mit der ursprünglichen Planung vergleichen und Projekte besser steuern. Die erfassten Daten helfen Unternehmen so nicht nur bei der Dokumentation bereits geleisteter Arbeit, sondern liefern auch Erkenntnisse für die Planung zukünftiger Projekte und den effizienten Einsatz von Mitarbeitenden und Ressourcen.

Worauf kommt es bei der Erfassung von Zeiten und Leistungen an?

Eine gute Zeit- und Leistungserfassung sollte sich möglichst einfach in den Arbeitsalltag integrieren lassen. Je geringer der Aufwand für die Mitarbeitenden ist, desto zuverlässiger und vollständiger können Zeiten und Leistungen dokumentiert werden.

• Einfache und intuitive Erfassung: Die Dokumentation sollte mit möglichst wenigen manuellen Eingaben verbunden und für Mitarbeitende leicht umsetzbar sein.

• Mobile Verfügbarkeit: Gerade bei wechselnden Einsatzorten und auf Baustellen sollten Zeiten und Leistungen unabhängig vom Arbeitsplatz und direkt vor Ort erfasst werden können.

• Projektbezogene Erfassung: Erfasste Zeiten und Leistungen sollten eindeutig den jeweiligen Projekten zugeordnet werden können. So entsteht eine nachvollziehbare Datengrundlage für die weitere Verarbeitung.

• Differenzierte Zeiterfassung: Unterschiedliche Zeitarten wie Arbeitszeiten, Reisezeiten und Abwesenheiten sollten getrennt dokumentiert werden können.

• Erfassung weiterer Leistungen: Neben Zeiten sollten auch weitere projektbezogene Leistungen und Aufwände wie Spesen, Material oder Berichte dokumentiert werden können.

• Digitale Prozesse und Automatisierung: Digitale Lösungen können Informationen zentral zusammenführen, manuelle Übertragungen reduzieren und wiederkehrende Eingaben automatisieren.

Zeiten und Leistungen mit Vanillaplan erfassen

Mit Vanillaplan lassen sich Arbeitszeiten und weitere projektbezogene Leistungen digital und direkt im Arbeitsalltag erfassen. Dabei sind Einsatzplanung und Zeit- und Leistungserfassung direkt miteinander verknüpft: Bereits geplante Einsätze können automatisch in die Zeiterfassung übernommen werden. Über die Mobile App können Mitarbeitende ihre Zeiten und Leistungen zudem einfach und ortsunabhängig dokumentieren.

Arbeitszeiten einfach erfassen

⏱️ Arbeitszeiten aus der Einsatzplanung übernehmen: Geplante Einsätze werden automatisch in die Zeiterfassung übernommen. Mitarbeitende können die hinterlegte Arbeitszeit mit einem Klick bestätigen oder bei Bedarf anpassen. So entfällt die doppelte Eingabe bereits geplanter Arbeitszeiten.

📱 Arbeitszeiten per Start-Stopp erfassen: Alternativ können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit direkt über die Mobile App starten und stoppen. Dadurch lassen sich Arbeitszeiten auch unterwegs oder direkt auf der Baustelle einfach erfassen.

🌴 Abwesenheiten dokumentieren: Neben Arbeitszeiten können auch Abwesenheiten wie Ferien oder Krankheit inklusive Abwesenheitsgrund erfasst werden. So werden Arbeits- und Abwesenheitszeiten gemeinsam dokumentiert.

Reisezeiten und Spesen erfassen

🚗 Reisezeiten separat erfassen: Reisezeiten lassen sich getrennt von den eigentlichen Arbeitszeiten dokumentieren und dem jeweiligen Projekt zuordnen. Dadurch bleiben Fahrtzeiten und Arbeitszeiten klar voneinander unterscheidbar.

💳 Spesen inklusive Beleg erfassen: Projektbezogene Spesen können inklusive Beleg erfasst und direkt dem jeweiligen Projekt zugeordnet werden.

✨ Reisezeiten und Spesen automatisch übernehmen: Wiederkehrende Reisezeiten und Spesen können auf Grundlage der Einsatzplanung automatisch in die Erfassung übernommen werden. Das reduziert manuelle Eingaben und vereinfacht die Dokumentation für die Mitarbeitenden.

Material und Berichte dokumentieren

🧱 Materialverbrauch projektbezogen erfassen: Verwendetes Material kann direkt einem Projekt zugeordnet und inklusive Preis dokumentiert werden. Wiederkehrende Materialien lassen sich als Katalogartikel hinterlegen und für die Erfassung auswählen.

📝 Projektfortschritt in Berichten festhalten: Mitarbeiter können Informationen zum Arbeits- und Projektfortschritt direkt in Berichten dokumentieren. So werden relevante Informationen dort festgehalten, wo auch die zugehörigen Zeiten und Leistungen erfasst werden.

Tätigkeiten erfassen

🔨 Arbeitszeiten konkreten Tätigkeiten zuordnen: Unternehmen können Tätigkeiten definieren, denen Mitarbeitende ihre erfassten Arbeitszeiten zuordnen. Dadurch wird nicht nur sichtbar, wie viel Zeit für ein Projekt aufgewendet wurde, sondern auch, wofür diese Arbeitszeit eingesetzt wurde. Das schafft eine detailliertere Grundlage für die Nachkalkulation und zukünftige Planung.