La domanda che ci ha interessato di più e che abbiamo scelto per la discussione di oggi parte proprio da questo punto di apprendimento reciproco: In che modo la conoscenza viene condivisa e trasferita in modo più efficace all'interno dei team?
La prima cosa importante per il nostro IT è stata la distinzione tra conoscenza operativa e conoscenza tecnica. Mentre la conoscenza operativa si riferisce a "come funziona un'operazione specifica, dove vengono archiviati i documenti o come vengono creati i programmi", la conoscenza tecnica riguarda "come vengono utilizzati questi programmi, cioè come funzionano gli strumenti che vengono utilizzati". Questi due campi di conoscenza richiedono ciascuno procedure diverse per l'acquisizione e il trasferimento della conoscenza, di cui parleremo tra poco.
Nel contesto del trasferimento delle conoscenze, l'inserimento dei nuovi dipendenti è una questione particolarmente rilevante. Come si fa a integrarli al meglio nelle strutture aziendali e a farli familiarizzare con tutti i contenuti più importanti?
Il nostro team Marketing/Vendite parla del loro concetto di formazione dei nuovi dipendenti con un mentore e un programma per le prime settimane. "Questo significa che un dipendente dello stesso team familiarizza il nuovo dipendente con tutte le aree importanti ed è il primo punto di contatto. C'è anche un programma che viene stabilito dal team e che comprende vari compiti per i primi giorni. In questo modo si garantisce che il nuovo dipendente abbia almeno visto tutte le cose importanti e possa familiarizzare con esse". L'obiettivo principale è quello di dare ai nuovi dipendenti una visione di massima e anche di trasmettere loro una buona sensazione. "Così hanno la sensazione che, anche se tutto è nuovo, c'è un concetto e si sentono un po' più a casa".
Il reparto IT spiega che durante l'inserimento si concentra sulle conoscenze operative. "Per prima cosa ci familiarizziamo con le conoscenze operative, con l'aspettativa che le conoscenze tecniche siano già in parte presenti o possano essere acquisite. Questo funziona perché è ancora facile acquisire conoscenze specialistiche.
Come si può organizzare concretamente il trasferimento delle conoscenze? Quali sono le opportunità di condividere le conoscenze rilevanti all'interno del team?
Il nostro team IT afferma di facilitare il trasferimento attivo delle conoscenze attraverso una riunione settimanale. "Questo significa che una volta alla settimana ci sediamo a tavola rotonda con il team IT. Poi lavoriamo sui vari argomenti, in modo da coprire soprattutto le nozioni di base. Ogni settimana qualcuno prepara un argomento e lo passa agli altri. Verso la fine, abbiamo una sessione speciale in cui personalizziamo tutte le conoscenze di base delle sessioni precedenti e specifichiamo argomenti e processi per la nostra azienda.
Il nostro reparto marketing/vendite afferma di condividere le nuove scoperte principalmente su base situazionale attraverso riunioni e preparando gli argomenti pertinenti. "A volte qualcuno deve fare delle ricerche per i propri compiti, altre volte si scopre qualcosa di interessante per caso. E a volte non riguarda solo il proprio reparto, ma è interessante per tutto il team. In questi casi, procediamo in modo che una o due persone preparino l'argomento, riassumano i punti più importanti e li presentino agli altri in una riunione. A seconda dell'approfondimento dell'argomento, seguono altre riunioni e lo inseriamo nei nostri processi esistenti".
Tutti concordano sull'importanza di un dialogo continuo su argomenti specialistici: "È importante mantenere una comunicazione regolare all'interno del team e continuare a sperimentare nuovi approcci".
Come organizzate lo scambio di conoscenze nel vostro team?
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