La pianificazione del personale è un po' come Tetris. Solo che i mattoncini cambiano continuamente forma, a volte scompaiono improvvisamente o si raddoppiano. E qualcuno ti chiama da un lato: “Puoi mettere il mattoncino verde solo la prossima settimana, per favore?”
È proprio così che si sentono molte aziende quando cercano di coordinare i propri dipendenti nei cantieri, negli interventi di assistenza o nei turni di lavoro. È un continuo destreggiarsi tra fogli Excel, profili richiesti e assenze impreviste, il più delle volte con tempi molto stretti. La crescente carenza di personale qualificato e l'aumento dei salari rendono oggi la pianificazione degli interventi più difficile che mai. Lo studio pubblicato da McKinsey nel 2022 «Pianificazione intelligente: Come risolvere le sfide della pianificazione del personale con l'IA» mostra che i metodi di pianificazione manuali classici hanno ormai raggiunto i loro limiti.
La buona notizia? L'intelligenza artificiale può risolvere questi problemi! Ciò è possibile grazie al forte sviluppo delle tecnologie di IA e cloud negli ultimi anni: sono diventate più potenti, più economiche e più versatili. La pianificazione delle risorse guidata dall'IA offre quindi alle aziende la possibilità di portare la loro pianificazione del personale a un nuovo livello di efficienza. In breve: la pianificazione del personale è a un punto di svolta.
Perché la pianificazione del personale è così difficile e quali fattori la rendono complessa
Per quanto l'IA possa essere più efficiente di qualsiasi pianificazione manuale, lo studio McKinsey chiarisce che la pianificazione delle risorse è uno dei problemi di ottimizzazione più impegnativi in assoluto. Perché? Perché diversi fattori interagiscono tra loro, sovrapponendosi e rendendo la pianificazione altamente complessa.
Diamo un'occhiata ai diversi fattori:
◾️ Fasi di lavoro:
Non è raro che gli ordini consistano in più fasi che devono essere completate in sequenza. Un progetto di costruzione, ad esempio, non può essere portato avanti finché la fase precedente non è stata completata.
◾️ Assegnazione del personale:
Spesso non è sufficiente un singolo dipendente, ma è necessario un team con le qualifiche adeguate. Un incarico può richiedere, ad esempio, contemporaneamente un muratore e un caposquadra: la pianificazione deve quindi garantire che le persone giuste siano disponibili e possano collaborare nel modo più efficiente possibile.
◾️ Fluttuazioni della domanda:
alcuni settori registrano una domanda pianificabile, come quello minerario, dove il carico di lavoro è determinato in anticipo. Altri, come quello edile, dipendono fortemente da fattori esterni: il tempo, le stagioni o le autorizzazioni possono modificare la domanda nel breve termine. Per la pianificazione si tratta di un vero e proprio rompicapo.
◾️ Turni:
I turni di lavoro possono essere fissi o dinamici. In alcune aziende, l'organico cambia di settimana in settimana, ad esempio nel settore edile, dove il fabbisogno di personale può variare notevolmente a seconda dello stato di avanzamento del progetto o della disponibilità dei materiali.
◾️ Mobilità:
In molti settori, ad esempio nel servizio esterno o nei cantieri, i dipendenti devono spostarsi da un luogo all'altro. I tempi di percorrenza e le distanze rendono la pianificazione ancora più impegnativa e incidono direttamente sulla produttività.
Cosa rende il tutto così complesso
Nella realtà, queste dimensioni si sovrappongono costantemente. Un'impresa edile, ad esempio, lavora in più fasi, deve coordinare le qualifiche dei propri dipendenti, subisce fluttuazioni della domanda, variazioni del fabbisogno di personale e deve lavorare in luoghi diversi. A ciò si aggiungono i cambiamenti spontanei della vita quotidiana: un dipendente si dà malato, un cliente ha bisogno di assistenza immediata o un progetto subisce un ritardo.
Tutte queste condizioni devono quindi essere prese in considerazione e rappresentate contemporaneamente; inoltre, è necessario reagire il più rapidamente possibile ai cambiamenti, il che richiede un aggiornamento costante. Questo è esattamente ciò che rende la pianificazione del personale uno dei settori di ottimizzazione più impegnativi.
Perché l'IA è il futuro della pianificazione delle risorse umane – McKinsey fornisce le prove
Proprio perché la pianificazione delle risorse umane è così complessa, non c'è alternativa alla pianificazione delle risorse umane basata sull'IA. Lo studio McKinsey lo dimostra chiaramente: la pianificazione delle risorse umane basata sull'IA offre vantaggi proprio dove i sistemi manuali falliscono:
🔹 Meno tempi morti: l'IA pianifica il lavoro dei dipendenti in modo da sfruttare al meglio il loro tempo di lavoro e ridurre le pause improduttive.
🔹 Maggiore produttività: le risorse vengono impiegate in modo da essere disponibili proprio quando servono.
🔹 Pianificazione più rapida: l'IA crea nuovi piani in breve tempo, anche in caso di cambiamenti improvvisi.
🔹 Meno oneri amministrativi: l'IA si occupa delle attività di routine come il coordinamento dei turni o la ripianificazione, in modo che i pianificatori non debbano monitorare manualmente ogni dettaglio.
Lo studio McKinsey mostra come funziona nella pratica utilizzando l'esempio di un fornitore di energia elettrica e gas statunitense. Questo settore combina una serie di fattori che agiscono contemporaneamente nella pianificazione delle risorse ed è quindi un campo di prova ideale per la pianificazione intelligente. Il fornitore ha testato per sei settimane una soluzione di pianificazione basata sull'IA e i risultati sono stati impressionanti:
◾️ Le interruzioni (emergenze che sconvolgono il programma) sono diminuite del 75%.
◾️ I ritardi negli ordini sono diminuiti del 67%.
◾️ I falsi inizi (quando gli ordini non iniziano o non vengono completati in tempo a causa della mancanza di risorse) sono diminuiti dell'80%.
◾️ Il tempo di lavoro complessivo è aumentato del 29%.
Questi numeri parlano da soli: l'IA nella pianificazione del personale non è un semplice extra, ma un vero e proprio punto di svolta.
Pianificazione del personale basata sull'IA: come Vanillaplan la rende realtà
Abbiamo visto che l'IA nella pianificazione delle risorse è estremamente complessa, ma anche estremamente utile. Proprio per questo noi di Vanillaplan abbiamo affrontato questo difficile problema e abbiamo sviluppato una soluzione che funziona!
Mentre McKinsey descrive come le aziende potrebbero procedere in teoria, noi abbiamo fatto il passo nella pratica. La nostra IA non è un concetto sulla carta, ma una tecnologia innovativa che affronta i problemi quotidiani, dalle assenze per malattia improvvise alle fluttuazioni della domanda, fino alla pianificazione del team.
🔸 Un clic per ottenere il risultato ottimale: competenze e altro sempre sotto controllo.
Addio Tetris! La nostra IA crea in pochi secondi piani di intervento che tengono conto dei fattori rilevanti.
🔸 Cambiamenti improvvisi: nessun problema.
Un dipendente è assente al mattino? L'IA adatta il piano. Arrivano tre ordini aggiuntivi? Vengono distribuiti in tempo reale.
🔸 Non una visione PowerPoint, ma un software reale:
mentre molti parlano di IA, i nostri clienti la utilizzano già, ogni giorno, nella pratica.
Il risultato: meno stress per i pianificatori, meno caos per i dipendenti, meno tempi di attesa per i clienti.
Conclusione
McKinsey lo dice chiaramente: l'IA è il futuro della pianificazione del personale. Aggiungiamo: il futuro è già arrivato con Vanillaplan.
Sì, la pianificazione delle risorse con l'IA è uno dei problemi di ottimizzazione più difficili in assoluto. Ma è proprio su questo che stiamo lavorando, con successo, perché il nostro software risolve già oggi ciò che molti discutono ancora come visione del futuro.
👉 Siete curiosi? Allora dovremmo parlare. Vi mostreremo come funziona nella pratica la pianificazione delle risorse supportata dall'IA!
