Öko-Job begleitet Menschen in schwierigen Lebenssituationen beim Wiedereinstieg in den Arbeitsmarkt. Mit Bereichen von Schreinerei über Landschaftspflege bis hin zur Velo-Werkstatt ist die Organisation breit aufgestellt. Im Gespräch erzählt Fabian Sperisen, Leiter Betriebe Basel-Land, wie Öko-Job die vielfältigen Anforderungen im Planungsalltag meistert und warum Vanillaplan dabei eine wichtige Rolle spielt.
Herr Sperisen, erzählen Sie uns zu Beginn gerne etwas über Öko-Job.
Öko-Job ist eine Organisation für Arbeitsintegration – wir arbeiten dabei hauptsächlich mit der IV sowie den Sozialdiensten und dem RAV zusammen. Unser Auftrag ist es, Menschen in schwierigen Lebenssituationen dabei zu begleiten, ihre Leistungsfähigkeit wieder aufzubauen und den Weg zurück in den Arbeitsmarkt zu finden. In unseren verschiedenen Arbeitsbereichen können die Teilnehmenden ihr Pensum steigern, neue Fähigkeiten erwerben und wieder Struktur im Arbeitsalltag gewinnen.
Welche Bereiche decken Sie dabei ab?
Wir sind sehr breit aufgestellt: In Gelterkinden betreiben wir eine Schreinerei sowie einen Grünbereich mit Landschaftspflege und Gärtnerei. In Liestal haben wir eine Velo-Werkstatt, in der wir Occasion-Velos aufbereiten, verkaufen und Servicearbeiten durchführen. In Basel haben wir eine Produktwerkstatt, in der Textilien verarbeitet und Lebensmittel hergestellt werden sowie ein Café mit einem Laden. Dazu kommt ein kaufmännischer Bereich mit mehreren Arbeitsplätzen.
Neben unseren Standorten im Baselbiet gehören ausserdem noch weitere Standorte im Bündnerland zu Öko-Job, die ebenfalls in der Arbeitsintegration tätig sind.
Bei dieser Bandbreite an Arbeitsbereichen braucht es wahrscheinlich ein besonderes Konzept. Wie organisieren Sie Ihren Betrieb?
Ja, entsprechend den vielfältigen Arbeitsbereichen sind auch unsere Teams aufgebaut: Unsere Mitarbeitenden verfügen meist über eine handwerkliche Ausbildung und bringen zum Teil auch Ausbildungen im Sozialbereich mit. So können wir die Teilnehmenden nicht nur fachlich anleiten, sondern sie auch während ihrer Zeit bei uns begleiten. In der Regel bleiben die Teilnehmenden zwischen drei und neun Monaten hier. Während dieser Zeit arbeiten sie in unseren Betrieben mit und werden Schritt für Schritt an den Arbeitsalltag herangeführt.
Die Menschen, die zu Ihnen kommen, sind vermutlich ebenso vielfältig wie die Arbeitsbereiche?
Absolut. Das Spektrum reicht von Menschen ohne abgeschlossene Ausbildung bis hin zu Personen mit akademischem Hintergrund. Auch die Gründe für den Wiedereinstieg sind sehr unterschiedlich. Manche kommen nach einer Krankheit oder einem Unfall zu uns, andere nach einer längeren Abwesenheit vom Arbeitsmarkt oder aufgrund einer belastenden Lebenssituation.
Was sind Ihre Position und Aufgaben bei Öko-Job?
Ich bin Leiter Betriebe Basel-Land – das heisst zu meinem Verantwortungsbereich gehören die Velowerkstatt in Liestal sowie die Schreinerei und die Landschaftspflege in Gelterkinden. Mein Schwerpunkt liegt dabei vor allem auf der strategischen Ebene: Dabei geht es beispielsweise um die Weiterentwicklung der einzelnen Bereiche, um Investitionsentscheide oder die Frage, wie wir unsere Teilnehmenden bestmöglich begleiten können.
Kommen wir nun zur Planung: Wie haben Sie Ihre Einsatzplanung vor Vanillaplan organisiert und was war der Anlass für die Einführung?
Hier muss ich etwas ausholen: Als ich vor acht Jahren bei Öko-Job angefangen habe, war die Planung noch deutlich einfacher. Im Bereich Natur und Landschaft haben wir mit ausgedruckten Tabellen gearbeitet, haben Namen eingetragen und die Arbeiten von Hand geplant. Das hat damals gut funktioniert, weil wir pro Tag deutlich weniger Personen einteilen mussten.
Mit der Zeit haben jedoch sowohl die Anzahl der Teilnehmenden als auch die Komplexität der Planung zugenommen. Früher hatten wir viele Personen mit einem festen Pensum – heute reichen die Einsätze von wenigen Stunden bis zu 100 Prozent und unterscheiden sich stark von Person zu Person. Dadurch wurde die Planung immer aufwendiger und liess sich auf unsere herkömmliche Weise einfach nicht mehr sinnvoll abbilden.
Deshalb habe ich mich nach einer digitalen Lösung umgesehen und bin schliesslich auf Vanillaplan gestossen.
Sie haben auch andere Programme getestet – wodurch hat sich Vanillaplan abgehoben?
Ich habe damals verschiedene Tools ausprobiert und experimentiert, wie sich Tages- und Wochenpläne am besten erstellen lassen. Vanillaplan war für mich einfach die intuitivste Lösung. Für den Einstieg hatte ich ein Webinar mit Ingrid Stalder, in dem mir die wichtigsten Funktionen erklärt wurden. Danach konnte ich Vanillaplan selbstständig nutzen und habe mich schnell zurechtgefunden.
Wie verlief der Einstieg in Vanillaplan für Ihr Team?
Wie bei vielen neuen Lösungen gab es auch bei uns anfangs gewisse Vorbehalte im Team. Veränderungen bedeuten zunächst immer einen zusätzlichen Aufwand und entsprechend waren nicht alle sofort begeistert. Deshalb habe ich Vanillaplan zuerst selbst bewirtschaftet. Mit der Zeit haben dann auch die Mitarbeitenden immer häufiger damit gearbeitet und die Vorteile im Alltag kennengelernt.
Nach etwa einem halben Jahr habe ich im Team einmal scherzhaft gefragt, ob wir Vanillaplan wieder abschaffen sollen. Die Antwort war eindeutig: «Nein, auf keinen Fall.» Spätestens da war klar, dass sich das Tool bei uns im Alltag etabliert hat.
Wie lange nutzen Sie Vanillaplan bereits?
Wir nutzen Vanillaplan schon seit 2022.
Wie viele Projekte planen Sie aktuell mit Vanillaplan?
Aktuell planen wir rund 190 Projekte in Vanillaplan.
Wie Sie bereits erwähnt haben, ist Öko-Job kein klassischer Handwerks-Betrieb. Wie ist die Planung bei Ihnen aufgebaut und welche Besonderheiten gibt es?
Richtig, unsere Planung unterscheidet sich etwas von der eines klassischen Handwerks-Unternehmens. Bei uns müssen viele verschiedene Faktoren berücksichtigt werden – von unterschiedlichen Pensen über verschiedene Arbeitsbereiche bis hin zu Coaching- und Bildungsangeboten.
So haben wir neben den unterschiedlichen Handwerksbereichen auch Abteilungen wie Coaching und Bildung, denn die Teilnehmenden haben während ihrer Zeit bei uns Anspruch auf entsprechende Angebote. Das bedeutet konkret: Wenn jemand beispielsweise von 10 bis 12 Uhr einen Deutschkurs besucht oder an einem Bildungsmodul teilnimmt, muss das in der Planung berücksichtigt und die Arbeitseinsätze darum herum geplant werden. Dies macht die Einsatzplanung natürlich deutlich komplexer.
Spart Ihnen Vanillaplan Zeit bei der Planung?
Auf jeden Fall, Vanillaplan ist sehr hilfreich und spart uns Zeit im Alltag. Dabei geht es nicht nur um den eigentlichen Planungsaufwand. Durch die bessere Übersicht über Auslastungen und Verfügbarkeiten können wir unsere Ressourcen gezielter einsetzen und brauchen grundsätzlich weniger Arbeitskraft. Eine saubere Planung hilft, effizienter zu arbeiten und vorhandene Kapazitäten optimal zu nutzen. Dadurch sparen wir letztlich nicht nur Zeit, sondern auch Kosten.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Anzeigetafel von Vanillaplan?
Die Anzeigetafel nutzen wir sehr gerne. Besonders hilfreich finden wir die Möglichkeit, Notizen und Mitteilungen direkt bei den Einsätzen zu hinterlegen. Bei uns schauen die Mitarbeitenden jeden Morgen oder Mittag über die Anzeigetafel nach, welche Arbeit für sie geplant ist. So können sie selbstständig zu ihrem Einsatz gehen – das ist ein grosser Mehrwert.
Was ist für Sie persönlich der grösste Nutzen von Vanillaplan?
Für mich ist es vor allem die Visualisierung. Man sieht auf einen Blick, wer wann verfügbar oder abwesend ist und wie sich die Einsätze sinnvoll planen lassen. Hilfreich ist auch, dass die Informationen zentral an einem Ort sind und wir sie nicht erst aus verschiedenen Programmen zusammensuchen müssen.
Ein weiterer grosser Vorteil ist, dass wir langfristig vorausplanen können. Es gibt einige Arbeiten bei uns, die erst in einigen Wochen oder sogar Monaten anstehen – mit Vanillaplan können wir die entsprechenden Ressourcen schon frühzeitig einplanen.
Wie sind Ihre Erfahrungen mit Service und Support?
Gerade zu Beginn haben wir den Support häufiger in Anspruch genommen, da wir eben nicht die klassische Betriebsstruktur haben und deshalb einige Anpassungen notwendig waren. Dabei haben wir durchweg schnell Unterstützung erhalten und immer jemanden erreicht. Daher erachte ich den Service von Vanillaplan als sehr gut.
Vielen Dank für die spanenden Einblicke, Herr Sperisen!
