Nach dem Auftakt mit der Lindauer AG geht unsere Interview-Reihe nun in die zweite Runde – heute mit Leslie Marquart von Lüchinger Metallbau, der einen Einblick in die Planung mit Vanillaplan im Metallbau gibt.
Herr Marquart, erzählen Sie uns zu Beginn etwas über Ihr Unternehmen.
Wir sind ein klassisches Metallbauunternehmen mit 60 Mitarbeitern, mit Sitz im St. Galler Rheintal und einer Niederlassung in Graubünden. Zum einen machen wir Metallbau und Verglasungen, zum anderen sind wir im Tür- und Torbau tätig, also mit Produkten, die wir montieren.
Was sind Ihre Position und Aufgaben?
Ich bin seit Anfang des Jahres in der Geschäftsleitung. Ausserdem bin ich zuständig für den Torbaubereich sowie für die «administrativen» Bereiche unserer Firma wie IT, ERP, Qualitätsmanagement, Finanzen und Personal.
Wie haben Sie vor der Einführung von Vanillaplan Ihre Planung organisiert? Was waren die Herausforderungen und der Anlass der Einführung?
Wir waren mit unserer Vorgängersoftware – Plan 3000, ein Programm, das von einem Zwei-Mann-Betrieb entwickelt wurde – zunächst recht zufrieden. Allerdings war die Software schon etwas in die Jahre gekommen und man musste irgendwann ältere Excel-Versionen installieren, damit sie überhaupt noch funktionierte. Daher war immer stärker absehbar, dass die Software nicht mehr ewig unterstützt wird.
Wir waren also schon länger auf der Suche nach einem Nachfolge-Tool. Dabei war uns wichtig, dass man nicht nur die Feinplanung auf Mitarbeiterebene, sondern auch eine Grobplanung auf Abteilungsebene machen kann. Und wir haben gemerkt, dass so eine Software zu finden, gar nicht so einfach ist.
Schliesslich sind wir über Vanillaplan gestolpert und haben recht schnell gesehen, dass die Unterteilung in Grob- und Feinplanung ähnlich wie bei unserer Vorgängersoftware funktioniert – da haben wir recht schnell gedacht, dass es das sein könnte.
Seit wann setzen Sie Vanillaplan ein?
Seit ca. eineinhalb Jahren.
Wie verlief die Implementierung und die Testphase?
Es gab zunächst einige Meetings mit Ingrid, in denen sie mir und den beteiligten Planern erklärt hat, wie Vanillaplan funktioniert. Dabei haben wir auch besprochen, wie sich unsere bestehenden Prozesse in Vanillaplan abbilden lassen – zum Beispiel unsere verschiedenen Abteilungen. Anschliessend starteten wir mit der Testphase, um ein Gefühl für die Software zu bekommen und uns mit dem Look and Feel vertraut zu machen.
Mit wie vielen Beteiligten planen Sie in Vanillaplan?
Wir haben drei Abteilungen mit jeweils einem Planer und einem Stellvertreter – sie sind für die Wochenplanung zuständig. Die Projektleiter erfassen ihre Projekte selbst. Die Stammdaten kommen aus Abacus, und die Projektleiter ordnen in Vanillaplan die Stunden und Ressourcen zu – basierend auf der Kalkulation. Aus dem Ganzen macht der Planer der Abteilung dann schliesslich die Wochenplanung.
Insgesamt arbeiten also recht viele Personen gemeinsam in Vanillaplan. Mit den Projektleitern zusammen sind es bei uns über 15 Mitarbeitende im Büro, die es regelmässig nutzen.
Sie nutzen Abacus als ERP-System und haben eine Schnittstelle zu Vanillaplan eingerichtet. Wie verlief die Einrichtung und wie funktioniert die Schnittstelle?
Die Einrichtung hat einige Zeit in Anspruch genommen, aber am Ende hat alles funktioniert und wir sind mit der Lösung heute zufrieden. In regelmässigen Abständen wird aus Abacus eine Exportdatei erstellt, die über die Schnittstelle automatisch in Vanillaplan eingelesen wird. Dadurch gehen keine Projekte vergessen.
Wie viele Projekte haben Sie in Vanillaplan und wie viel Zeit verbringen Sie durchschnittlich mit der Planung im Tool?
Aktuell haben wir rund 2700 Projekte in Vanillaplan. Davon sind etwa 750 pendent, also gleichzeitig in Bearbeitung. Wenn man die Zeit aller Planenden zusammenzählt, kommen wir ungefähr auf drei Arbeitstage pro Woche, die wir insgesamt für die Planung im Tool aufwenden.
Spart Vanillaplan Ihnen Zeit bei der Planung?
Wir waren schon mit unserer früheren Lösung gut aufgestellt – jetzt mit Vanillaplan haben wir eine Nachfolge gefunden, mit der wir genauso effizient arbeiten können. Was mit Vanillaplan noch besser ist, ist die Filterfunktion, durch die wir z.B. verschiedene Abteilungen ein- und ausblenden können. So sieht man sehr schnell, wo noch Kapazitäten vorhanden sind, wie man das Personal zwischen den Abteilungen hin- und herschieben kann und wie wir pro Bereich und über den ganzen Betrieb ausgelastet sind. Das hilft uns schon sehr bei der Planung.
Wie nutzen Sie die Anzeigetafel?
Wir könnten grundsätzlich auch ohne sie arbeiten – es ist mehr einfach cool, dass sie in der Werkstatt hängt und man direkt sieht, welche Personen an- und abwesend sind und wer wo eingeteilt ist. Und auch die Planung für den nächsten Tag zu sehen, ist sehr praktisch. Für uns ist die Anzeigetafel deshalb vor allem eine Ergänzung zur eigentlichen Planung im Tool – sie macht natürlich auch einen sehr guten Eindruck und man wirkt als Unternehmen moderner.
Was ist für Sie persönlich der grösste Mehrwert von Vanillaplan?
Für mich ist der grösste Mehrwert, dass man sehr gut in die Zukunft schauen kann – vor allem im Hinblick auf die Auslastung. Dazu kommt, dass Vanillaplan intuitiv bedienbar ist – Funktionen wie drag & drop machen die Planung wirklich einfach und Anpassungen können schnell vorgenommen werden. Auch, dass Vanillaplan eine übersichtliche Wochenplanung erstellt, ist für uns sehr hilfreich. Allgemein gibt uns das Tool einen guten Überblick über unsere vielen Projekte – auch mit den Projektphasen, die wir haben. So sehen wir genau, in welchen Unterabteilungen wir wie stark ausgelastet sind.
Wie ist der Service und Support?
Wir sind sehr zufrieden mit dem Support. Es gibt direkte Ansprechpersonen, und wenn ein Problem auftaucht, wird es entweder direkt behoben oder wir bekommen schnell eine Rückmeldung.
Vielen Dank für das ausführliche Interview, Herr Marquart!
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