Ecco come comporre il vostro Vanillaplan

Nel nostro ultimo articolo ci siamo occupati del perché una pianificazione delle risorse possa essere sensata e di quali vantaggi offra a voi e alla vostra pianificazione aziendale. Oggi vedremo come può presentarsi concretamente la costruzione di una pianificazione delle risorse in Vanillaplan e come potete così lavorare in modo ancora più efficace. A tal fine abbiamo raccolto molti riscontri dai nostri clienti, e abbiamo trovato molto interessante osservare in quali modi diversi strutturano il software Vanillaplan. Ispirati da questo, oggi vogliamo presentarvi due diverse varianti di lavoro con Vanillaplan. Forse vi verranno in mente idee del tutto nuove!

Reparto aziendale vs capoprogetto: due alternative
In sostanza si può dire che i due modelli si differenziano nella suddivisione dei reparti. In parole povere, nella prima variante si creano i reparti corrispondenti a quelli realmente esistenti in azienda, ai quali si assegnano poi progetti e collaboratori. In fondo del tutto intuitivo. Nell'altra variante, invece, si denominano i reparti in base ai capiprogetto, così da poter assegnare loro tutti i progetti e i collaboratori di cui sono responsabili. Altrettanto immediato.

Osserviamo il tutto più da vicino:

Reparti aziendali: la struttura classica
Partiamo dal seguente scenario: la vostra azienda si divide in tre ambiti – Ufficio, Officina e Montaggio. Create di conseguenza tre reparti con il titolo Ufficio, Officina e Montaggio. Ai reparti creati assegnate le fasi della vostra azienda, ad esempio Pianificazione al reparto Ufficio oppure Produzione al reparto Officina. Ora suddividete i vostri progetti nelle rispettive fasi e pianificate i vostri collaboratori e il vostro inventario sui progetti. Nel complesso quindi una struttura gerarchica e chiara, che riflette probabilmente in modo piuttosto fedele la struttura della vostra azienda.

I vantaggi di questo metodo sono evidenti: la struttura è molto chiara e non occorre effettuare assegnazioni particolari. Grazie ai diversi filtri nella pianificazione degli impieghi è possibile considerare separatamente tutti gli aspetti, come ad esempio anche capiprogetto e responsabili.

Capiprogetto: l'utilizzo individuale sotto controllo
Partiamo dallo stesso scenario: la vostra azienda si divide in tre ambiti – Ufficio, Officina e Montaggio. In questo caso, però, non denominate i reparti in Vanillaplan secondo i vostri reparti aziendali, bensì create un reparto per ogni capoprogetto (che naturalmente, per maggiore chiarezza, potete intitolare anche in base al reparto). Se ad esempio avete sette capiprogetto in azienda, create sette reparti e li denominate ad es. secondo il seguente schema: Müller Ufficio, Moser Ufficio, Meier Officina, Schmid Officina ecc. Come nella variante precedente, solo articolata per capoprogetto, assegnate le fasi, ad esempio Pianificazione al reparto Müller Ufficio oppure Produzione al reparto Meier Officina. Nell'assegnazione dei progetti questa variante presenta ora un vantaggio: poiché il reparto è creato in base al capoprogetto, gli assegnate i progetti che lo riguardano nonché i collaboratori di cui è responsabile.

Anche in questo caso i vantaggi di questa variante di strutturazione sono piuttosto evidenti: poiché progetti e collaboratori possono essere assegnati direttamente al capoprogetto, quest'ultimo può svolgere la propria pianificazione in modo nettamente più semplice. In fondo conosce i propri collaboratori e progetti e le responsabilità sono ripartite con chiarezza.
Ma questo modello presenta vantaggi non solo per la pianificazione degli impieghi, bensì anche per quella delle capacità. Nella variante per reparti aziendali è vero che nella pianificazione degli impieghi si può filtrare anche per capoprogetto, così che ciascuno possa svolgere separatamente la propria pianificazione. In questo modo non si possono però ricavare indicazioni sull'utilizzo delle capacità, poiché queste si leggono solo a livello di reparto. Dato che in questa variante i reparti sono creati in base ai capiprogetto, si vede però esattamente di quante capacità dispone ancora ogni capoprogetto. Se ad esempio arriva un nuovo progetto, si può leggere chi ha ancora capacità e chi può assumerlo al meglio.