Come si fa una rilevazione delle ore – con Excel?

Venerdì sera, il sole è basso sopra il cantiere, l’ultima gru si ferma lentamente.
C’è un’atmosfera di fine giornata – quasi.

Perché ciò che resta da fare prima che la giornata finisca è la registrazione delle ore.
Le ore vengono inserite nelle tabelle: inizio del lavoro, pausa, fine, progetto – riga per riga.
Più tardi i dati vengono controllati, riuniti e trasmessi alla contabilità. Settimana dopo settimana.

La registrazione delle ore fa parte della quotidianità di ogni impresa edile – anche se poco amata, deve comunque essere fatta. Lo strumento più conosciuto per questo: Excel.
Apparentemente si adatta senza sforzo alla situazione individuale, è facilmente accessibile e inoltre gratuito. Una scelta quindi ovvia. Ma come appare concretamente una registrazione delle ore con Excel per le imprese edili – e quali vantaggi e svantaggi comporta?

Registrazione delle ore con Excel – ecco come funziona

Per rappresentare una registrazione completa delle ore in Excel, di solito si utilizzano due tabelle:
una registrazione individuale per i dipendenti e una panoramica generale per i superiori. Queste tabelle contengono tutte le informazioni rilevanti – dall’orario di lavoro giornaliero alle pause, fino ai progetti, spese, viaggi e assenze.

Con termini come “tabella oraria” o “registrazione delle ore” si trovano in Excel modelli standardizzati – tuttavia molto semplici e che devono di regola essere ampliati e adattati individualmente alle condizioni operative proprie.

Registrazione delle ore per i dipendenti: creazione di una registrazione individuale

Per la registrazione individuale delle ore è adatta una semplice tabella Excel che rappresenta ogni giorno lavorativo di un mese. L’asse verticale mostra tipicamente i giorni della settimana o la data;
l’asse orizzontale contiene le informazioni sul progetto o sul cantiere, sull’inizio del lavoro, sulla pausa, sulla fine e sul tempo totale di lavoro calcolato da questi dati.

Con formule si può calcolare automaticamente il tempo di lavoro giornaliero e sommarlo alla fine della settimana o del mese per ottenere le ore totali. Si possono inoltre aggiungere colonne aggiuntive per spese e osservazioni, o una suddivisione dell’orario di lavoro secondo diversi progetti.

Per una migliore chiarezza si utilizzano spesso marcature colorate, ad esempio per evidenziare i fine settimana o i giorni festivi. Le assenze possono essere rappresentate tramite abbreviazioni e per progetti o attività ricorrenti si possono usare menu a tendina – che riducono gli errori di digitazione e facilitano l’inserimento uniforme dei dati.

Registrazione delle ore per i superiori: creazione di una panoramica generale

Per la registrazione delle ore di più dipendenti si utilizza di solito una tabella generale che comprende tutte le persone e i progetti.

Nell’asse verticale sono elencati i nomi dei dipendenti, nell’asse orizzontale i giorni e – secondo necessità – spese, osservazioni o progetti. Le ore lavorate vengono inserite nelle rispettive celle; abbreviazioni come “F” per ferie o “M” per malattia possono indicare le assenze.
Con le funzioni di somma si possono rappresentare le ore totali per giorno, settimana o persona.

Per analisi più dettagliate si possono aggiungere tabelle pivot o diagrammi, che riassumono le ore di lavoro per progetto, squadra o periodo.
In questo modo si ottiene una visione rapida delle ore svolte, delle assenze e delle spese del proprio team.

Uso pratico della registrazione delle ore in Excel

Come appare la registrazione delle ore in Excel nell’uso pratico?
Nella maggior parte delle imprese edili i file con gli orari di lavoro vengono gestiti in modo decentralizzato e riuniti a fine mese per il controllo. Ogni persona inserisce le proprie ore, salva il file localmente o in una cartella cloud condivisa – per esempio su OneDrive, Teams o SharePoint – e lo trasmette al superiore dopo la fine del periodo. Lì le informazioni vengono controllate, corrette se necessario e poi utilizzate per la busta paga o per il calcolo dei costi.

Un’alternativa consiste nel fatto che tutti i dipendenti registrino le proprie ore nello stesso file.
Ciò presuppone però che la tabella venga gestita centralmente e sul posto – e porta rapidamente a un file grande e confuso, difficile da maneggiare.

Limiti di Excel

Excel offre in linea di principio varie possibilità di ampliare i modelli esistenti e di adattarli alla propria impresa edile. La creazione di tali tabelle richiede però tempo ed è legata alle conoscenze specifiche di singoli dipendenti.

Soprattutto per quanto riguarda l’utilizzo, è già evidente: si copia, si sposta e si inoltra molto – un chiaro spreco di tempo e una frequente fonte di errori.
Ciò che può ancora funzionare con piccoli team e pochi progetti diventa rapidamente complesso con l’aumentare delle dimensioni – soprattutto per i superiori.
Le celle devono essere compilate manualmente e le voci trasferite con precisione – le modifiche successive, le correzioni e le diverse versioni dei file che ne derivano possono rapidamente portare al caos e a un grande dispendio di tempo.
E oltre alla perdita di tempo, questo è soprattutto una cosa: un lavoro faticoso e poco produttivo – che in realtà non dovrebbe essere necessario.

Registrazione del tempo a confronto: Excel vs. Vanillaplan Time

Con la registrazione del tempo di Vanillaplan, hai rispetto a Excel alcuni vantaggi decisivi:

1) Uno strumento per tutto: registrazione del tempo e pianificazione delle risorse collegate in modo intelligente

In EXCEL devi prima creare un file proprio che rifletta i processi dell’impresa individuale.
Oltre al lavoro necessario, questo rimane però sempre solo una semplice tabella: anche se è possibile aggiungere colonne a piacere – ad esempio per progetti, spese o osservazioni – tutte le informazioni restano in gran parte non collegate tra loro. L’uso di formule o riferimenti è sì possibile, ma nella pratica è spesso laborioso, poco chiaro, soggetto a errori e nel complesso difficile da mantenere.

In VANILLAPLAN, invece, la registrazione del tempo è direttamente collegata alla pianificazione delle risorse. Ciò significa che orari di lavoro, progetti e altre prestazioni si integrano automaticamente tra loro. Le assegnazioni create nella pianificazione appaiono immediatamente nella registrazione del tempo – incluso il riferimento al progetto.

Invece di lavorare su più tabelle, tutto confluisce in un sistema centrale e chiaro: con un clic è possibile selezionare progetti, collaboratori o tipi di prestazioni e passare da una vista all’altra – tutto strutturato in modo chiaro, completamente collegato e sviluppato appositamente per le esigenze del settore delle costruzioni.

2) Registrazione dell’orario di lavoro: trasferimento automatico dalla pianificazione delle risorse

In EXCEL la registrazione del tempo avviene completamente in modo manuale.
Inizio del lavoro, pause, fine e appartenenza al progetto vengono inseriti a mano – informazioni aggiuntive come spese, viaggi o materiali richiedono ulteriori colonne o tabelle separate.

In VANILLAPLAN, invece, la registrazione avviene completamente in modo automatico: non appena le assegnazioni vengono create nella pianificazione delle risorse, vengono trasferite direttamente nella registrazione del tempo. I collaboratori devono solo confermare le voci con un clic.
Viceversa, assenze o ferie registrate nella rilevazione del tempo fluiscono direttamente nella pianificazione delle risorse. Secondo il motto: “piena trasparenza invece di fastidioso doppio lavoro”.

3) Controllo dell’orario di lavoro: visione centrale di tutte le voci

In EXCEL il controllo degli orari di lavoro avviene per lo più manualmente e attraverso diversi file.
Il singolo documento di ogni dipendente viene trasmesso separatamente – sia per e-mail che tramite processi di condivisione nel cloud. Successivamente le voci devono essere controllate a mano, copiate e trasferite in una panoramica generale. Così nasce un mosaico di file diversi che devono essere elaborati e uniti singolarmente.

In VANILLAPLAN, invece, tutte le singole voci vengono automaticamente riunite e sono disponibili in una panoramica centrale. In questo modo i superiori vedono a colpo d’occhio tutte le ore di lavoro, spese, assenze o viaggi registrati dal loro team. Senza copia-incolla e caos di file, le voci possono essere controllate, modificate e approvate in blocco – anche per più dipendenti e più giorni contemporaneamente.

Attraverso diverse funzioni di filtro – ad esempio per tipo di prestazione (p. es. orari di lavoro o spese) o per reparto – è inoltre possibile controllare in modo mirato le voci rilevanti.

Simboli colorati mostrano se le voci sono già state approvate, contabilizzate, rifiutate, ecc.
Così mantieni sempre la panoramica sullo stato delle approvazioni.

Nella parte inferiore viene visualizzato automaticamente un riepilogo che riunisce tutti i dati registrati dalle voci – per una rapida panoramica dell’impegno complessivo.

4) Attualità e trasparenza – addio alle aggiunte manuali

In EXCEL le modifiche – ad esempio di orari, progetti o assenze – devono essere inserite manualmente. Ciò non solo richiede tempo, ma porta facilmente a dati non aggiornati quando le modifiche vengono aggiunte successivamente e più persone lavorano in parallelo su versioni diverse.

Con VANILLAPLAN, invece, la registrazione del tempo rimane sempre aggiornata.
Grazie alla sincronizzazione in tempo reale, ogni modifica nella pianificazione delle assegnazioni è immediatamente visibile nella registrazione del tempo – automaticamente e senza aggiunte manuali.
Nuove assegnazioni, ferie o cambi di piano vengono presi in carico direttamente, in modo che tutte le persone coinvolte lavorino sempre con le stesse informazioni aggiornate.

5) App mobile – registrazione del tempo in movimento

In EXCEL la registrazione del tempo avviene di regola al computer in ufficio.
Esiste una versione mobile, ma per l’uso in cantiere è difficilmente adatta, poiché i fogli di calcolo sono difficili da usare sullo smartphone. In pratica, quindi, le ore di lavoro vengono spesso inserite più tardi al computer, il che porta facilmente a imprecisioni o voci dimenticate.

Con VANILLAPLAN, invece, la registrazione del tempo è possibile anche in movimento.
Attraverso l’app mobile i collaboratori possono confermare o modificare direttamente dal cantiere le proprie assegnazioni, spese o assenze – in modo semplice, rapido e intuitivo. Verso la fine della giornata, una notifica push ricorda automaticamente le voci aperte, in modo che nessuna ora venga dimenticata.

Conclusione

Per molte imprese edili, Excel è un punto di partenza ovvio per la registrazione del tempo – conosciuto, flessibile ed economico. La semplice registrazione di singole ore di lavoro funziona senza problemi – ma non appena entrano in gioco più progetti, collaboratori e modifiche, la soluzione basata su tabelle raggiunge i suoi limiti. L’inserimento manuale, le voci non collegate e la mancanza di sincronizzazione in tempo reale rendono il lavoro rapidamente impegnativo e soggetto a errori.

La registrazione del tempo con Vanillaplan ha il grande vantaggio di essere direttamente collegata alla pianificazione delle risorse. Così orari di lavoro, progetti, ecc. vengono automaticamente ripresi e sincronizzati in tempo reale. Attraverso l’app mobile, inoltre, la registrazione avviene direttamente sul posto – semplice, rapida e senza aggiunte manuali.

Così Excel come strumento è sì gratuito, ma l’elevato lavoro manuale comporta costi di personale nascosti. Vanillaplan, a prima vista, comporta dei costi, ma grazie all’automazione e alla sincronizzazione in tempo reale fa risparmiare tempo ogni giorno – e quindi, a lungo termine, rappresenta la soluzione più economica.