Comment réussir le transfert de connaissances au sein de l'équipe

La question qui nous a le plus intéressés et que nous avons choisie pour la discussion d'aujourd'hui se situe en fait précisément à ce point de l'apprentissage mutuel : Comment les connaissances sont-elles échangées et transférées le plus efficacement possible au sein des équipes ?

Pour notre IT, la première chose importante était de faire la distinction entre le savoir opérationnel et le savoir technique. Alors que le savoir opérationnel se réfère à "la manière dont l'entreprise spécifique fonctionne, où les documents sont classés ou comment les programmes sont créés", le savoir technique concerne "la manière dont ces programmes sont utilisés, c'est-à-dire comment les outils que l'on utilise fonctionnent". Ces deux domaines de connaissances nécessitent d'autres procédures d'acquisition et de transfert de connaissances, que nous allons aborder dans un instant.

Dans le contexte du transfert de connaissances, la question de l'intégration des nouveaux collaborateurs est particulièrement pertinente. Comment les intégrer au mieux dans les structures de l'entreprise et les familiariser avec tous les contenus importants ?

Notre équipe marketing/vente nous parle de son concept qui consiste à former les nouveaux collaborateurs avec un parrain et un programme pour les premières semaines. "Cela signifie qu'un collaborateur de la même équipe initie le nouveau collaborateur à tous les domaines importants et qu'il est son premier interlocuteur. En outre, il existe un programme établi par l'équipe, qui prévoit différentes tâches pour les premiers jours. Nous nous assurons ainsi que le nouveau collaborateur a déjà vu au moins une fois toutes les choses importantes et qu'il peut se familiariser avec elles". Il s'agit avant tout d'avoir un aperçu général et de donner un bon sentiment aux nouveaux collaborateurs. "Ils ont alors l'impression que tout est nouveau, mais qu'il y a un concept et ils se sentent un peu plus à l'aise".

Le IT raconte qu'ils se concentrent sur les connaissances opérationnelles lors de l'initiation. "Nous abordons d'abord les connaissances de l'entreprise à tâtons, en nous attendant à ce que les connaissances techniques soient déjà en partie disponibles ou qu'elles puissent être acquises par nous-mêmes. Cela fonctionne parce qu'il est toujours possible de s'approprier le savoir professionnel.

Comment organiser concrètement le transfert de connaissances ? Quelles sont les possibilités de partager des connaissances pertinentes au sein de l'équipe ?

Notre IT raconte qu'elle permet un transfert actif des connaissances par le biais d'une réunion hebdomadaire. "Cela signifie qu'une fois par semaine, nous nous asseyons autour d'une table ronde avec l'équipe informatique. Ensuite, nous travaillons sur les différents thèmes afin de faire passer surtout les bases. Chaque semaine, quelqu'un prépare un thème et le transmet aux autres. Vers la fin, nous faisons une session spéciale au cours de laquelle nous adaptons toutes les connaissances de base des dernières sessions à nos besoins et spécifions les thèmes et les processus pour notre entreprise.

Notre département marketing/ventes raconte qu'ils partagent les nouvelles connaissances surtout en fonction de la situation, par le biais de réunions et d'une mise en forme des thèmes pertinents. "Parfois, quelqu'un doit faire des recherches pour ses tâches, parfois on trouve simplement quelque chose d'intéressant par hasard. Et parfois, cela ne concerne pas seulement son propre domaine, mais est intéressant pour toute l'équipe. Dans ces cas-là, nous procédons de la manière suivante : une ou deux personnes traitent le sujet, en résument l'essentiel et le présentent aux autres lors d'une réunion. Selon le degré de profondeur du sujet, d'autres réunions suivent et nous l'intégrons dans nos processus existants".

Tous sont d'accord sur la pertinence d'un échange continu sur des sujets professionnels : "Il est important de maintenir une communication régulière au sein de l'équipe et d'essayer sans cesse de nouvelles approches pour cela".

Comment organisez-vous l'échange de connaissances au sein de votre équipe ?