Comment enregistrer mes heures de travail avec Excel ?

Vendredi soir, le soleil est bas au-dessus du chantier, la dernière grue s'immobilise lentement. L'ambiance est à la fin de la journée de travail – ou presque.

Car avant que la journée ne se termine, il reste encore à saisir les heures travaillées. Les heures sont inscrites dans des tableaux : début du travail, pause, fin, projet – ligne après ligne. Plus tard, les données seront vérifiées, regroupées et transmises au service comptabilité. Semaine après semaine.

La saisie des temps de travail fait partie du quotidien de toute entreprise de construction – même si elle n'est pas très appréciée, elle doit être effectuée. L'outil le plus connu pour cela : Excel. Il s'adapte apparemment sans effort à chaque situation individuelle, est facilement accessible et, en plus, gratuit. Un choix évident, donc. Mais à quoi ressemble concrètement la saisie des temps de travail avec Excel pour les entreprises de construction – et quels sont les avantages et les inconvénients associés ?

Saisie des temps de travail avec Excel : comment ça marche ?

Pour représenter l'ensemble des temps de travail dans Excel, on utilise généralement deux tableaux : un tableau individuel pour les employés et un tableau récapitulatif pour les supérieurs hiérarchiques. Ces tableaux contiennent toutes les informations pertinentes, des heures de travail quotidiennes aux pauses, en passant par les projets, les frais, les déplacements et les absences.

Sous des termes tels que « tableau des temps de travail » ou « saisie des temps », vous trouverez dans Excel des modèles standardisés. Ceux-ci sont toutefois très simples et doivent généralement être complétés individuellement et adaptés aux spécificités de votre entreprise.

Saisie des temps de travail pour les employés : création d'un enregistrement individuel

Pour la saisie individuelle des temps de travail, un simple tableau Excel reprenant chaque jour ouvré du mois convient parfaitement. L'axe vertical indique généralement les jours de la semaine ou la date ; l'axe horizontal contient des informations sur le projet ou le chantier, le début du travail, les pauses, la fin du travail et le temps de travail total calculé à partir de ces données.

Des formules permettent de calculer automatiquement le temps de travail quotidien et de le totaliser à la fin de la semaine ou du mois afin de déterminer le nombre total d'heures. De plus, des colonnes supplémentaires peuvent être ajoutées pour les frais et les remarques ou pour répartir le temps de travail entre différents projets.

Pour une meilleure vue d'ensemble, des marquages de couleur sont souvent utilisés, par exemple pour mettre en évidence les week-ends ou les jours fériés. Les absences peuvent être représentées par des abréviations et des menus déroulants sont disponibles pour les projets ou activités récurrents. Ils réduisent les fautes de frappe et facilitent la saisie uniforme des données.

Saisie des temps pour les supérieurs hiérarchiques : création d'une vue d'ensemble

Pour enregistrer les temps de travail de plusieurs employés, on utilise généralement un tableau global qui comprend toutes les personnes et tous les projets.

L'axe vertical indique les noms des employés, tandis que l'axe horizontal indique les jours et, selon les besoins, les frais, les remarques ou les projets. Les heures travaillées sont saisies dans les cellules correspondantes ; des abréviations telles que « F » pour les vacances ou « K » pour la maladie peuvent indiquer les absences. Les fonctions de somme permettent d'afficher le nombre total d'heures par jour, par semaine ou par personne.

Pour des évaluations plus détaillées, il est possible d'ajouter des tableaux croisés dynamiques ou des graphiques permettant de regrouper les heures de travail par projet, équipe ou période. Vous obtenez ainsi un aperçu rapide des heures travaillées, des absences et des frais de votre équipe.

Utilisation pratique de la saisie des temps dans Excel

À quoi ressemble la saisie des temps dans Excel dans la pratique ?

Dans la plupart des entreprises de construction, les fichiers de temps de travail sont gérés de manière décentralisée et regroupés à la fin du mois à des fins de contrôle. Chaque personne saisit elle-même ses temps, enregistre le fichier localement ou dans un dossier cloud commun – par exemple sur OneDrive, Teams ou SharePoint – et le transmet à son supérieur hiérarchique à la fin de la période. Les informations y sont vérifiées, corrigées si nécessaire, puis réutilisées pour le calcul des salaires ou le calcul a posteriori.

Une autre possibilité consiste à demander à tous les employés d'enregistrer leurs heures dans le même fichier. Cela suppose toutefois que le tableau soit géré de manière centralisée et sur place, ce qui conduit rapidement à un fichier volumineux et confus, difficile à gérer.

Limites d'Excel

Excel offre en principe plusieurs possibilités pour compléter les modèles existants et les adapter à votre propre entreprise de construction. Cependant, la création de tels tableaux prend du temps et nécessite les connaissances spécifiques de certains collaborateurs.

En ce qui concerne leur utilisation, il est toutefois déjà apparu clairement que les tableaux sont souvent déplacés, copiés et transférés, ce qui représente une perte de temps considérable et une source fréquente d'erreurs. En effet, ce qui peut encore fonctionner pour les petites équipes et les projets peu nombreux devient rapidement complexe à mesure que la taille augmente, en particulier pour les supérieurs hiérarchiques. Les cellules doivent être remplies manuellement et les entrées doivent être transférées avec précision. Les modifications et corrections ultérieures, ainsi que les différentes versions de fichiers qui en résultent, peuvent rapidement entraîner le chaos et un surcroît de travail important. Outre la perte de temps, cela représente avant tout un travail fastidieux et peu productif, qui n'aurait en réalité pas lieu d'être.

Comparaison des systèmes de saisie des temps : Excel vs Vanillaplan Time

La saisie des temps de Vanillaplan présente plusieurs avantages décisifs par rapport à Excel :

1) Un outil pour tout : saisie des temps et planification des ressources intelligemment combinées

Dans EXCEL, vous devez d'abord créer votre propre fichier qui reflète les processus de votre entreprise. Outre la charge de travail que cela représente, il ne s'agit toutefois que d'un simple tableau : vous pouvez certes ajouter des colonnes à votre guise, par exemple pour les projets, les frais ou les remarques, mais toutes les informations sont largement disjointes les unes des autres. L'utilisation de formules ou de références est certes une possibilité, mais dans la pratique, cela s'avère souvent fastidieux, confus, source d'erreurs et globalement difficile à gérer.

Avec VANILLAPLAN, en revanche, la saisie des temps est directement liée à la planification des ressources. Cela signifie que les temps de travail, les projets et les autres prestations s'imbriquent automatiquement. Les missions créées dans la planification apparaissent immédiatement dans la saisie des temps, y compris la référence au projet.

Au lieu de travailler dans plusieurs tableaux, tout est regroupé dans un système centralisé et clair : en un clic, vous pouvez sélectionner des projets, des collaborateurs ou des types de prestations et passer d'une vue à l'autre, le tout de manière clairement structurée, entièrement relié et spécialement conçu pour les besoins du secteur de la construction.

2) Saisie du temps de travail : transfert automatique à partir de la planification des ressources

Dans EXCEL, la saisie des temps est entièrement manuelle. Le début du travail, les pauses, la fin et l'appartenance au projet sont saisis manuellement – les informations supplémentaires telles que les frais, les déplacements ou le matériel nécessitent des colonnes supplémentaires ou des tableaux séparés.

Dans VANILLAPLAN, en revanche, la saisie est entièrement automatique : dès que les missions sont créées dans la planification des ressources, elles sont directement transférées dans la saisie des temps. Les collaborateurs n'ont plus qu'à confirmer les entrées d'un simple clic. À l'inverse, les absences ou les congés enregistrés dans la saisie des temps sont directement répercutés dans la planification des ressources. Fidèle à la devise « une transparence totale au lieu d'un double travail fastidieux ».

3. Contrôle du temps de travail : vue centrale sur toutes les saisies

Dans EXCEL, le contrôle des temps de travail s’effectue le plus souvent manuellement et sur plusieurs fichiers à la fois. Le document individuel de chaque employé est transmis séparément – que ce soit par e-mail ou via des processus de partage dans le cloud. Ensuite, les saisies doivent être vérifiées, copiées et transférées manuellement dans une vue d’ensemble. Il en résulte un patchwork de fichiers différents qu’il faut traiter et fusionner un à un.

Dans VANILLAPLAN, toutes les saisies individuelles sont automatiquement regroupées et disponibles dans une vue d’ensemble centrale. Les supérieurs voient ainsi d’un seul coup d’œil tous les temps de travail, frais, absences ou déplacements enregistrés par leur équipe. Sans copier-coller ni chaos de fichiers, les saisies peuvent être vérifiées, ajustées et validées en bloc – et cela pour plusieurs employés et plusieurs jours en même temps.

Grâce à différentes fonctions de filtrage – par exemple selon les types de prestations (p. ex. temps de travail ou frais) ou selon les départements – il est également possible de contrôler de manière ciblée les saisies pertinentes.

Des symboles colorés indiquent si les saisies ont déjà été approuvées, comptabilisées, refusées, etc. Tu gardes ainsi à tout moment une vue d’ensemble de l’état des validations.

En bas de la page s’affiche automatiquement un récapitulatif regroupant toutes les données saisies – pour un aperçu rapide de la charge de travail totale.

4. Actualité et transparence – fini les ajouts manuels

Dans EXCEL, les modifications – par exemple des horaires, projets ou absences – doivent être saisies manuellement. Cela prend non seulement du temps, mais entraîne aussi facilement des données obsolètes lorsque les changements sont ajoutés a posteriori et que plusieurs personnes travaillent en parallèle sur différentes versions.

Avec VANILLAPLAN, la saisie du temps reste toujours à jour. Grâce à la synchronisation en temps réel, chaque modification dans la planification des interventions est immédiatement visible dans la saisie du temps – automatiquement et sans ajouts manuels. Les nouvelles interventions, congés ou modifications de plan sont directement pris en compte, de sorte que tous les participants travaillent toujours avec les mêmes informations actualisées.

5. Application mobile – saisie du temps en déplacement

Dans EXCEL, la saisie du temps s’effectue généralement sur l’ordinateur au bureau. Il existe bien une version mobile, mais elle est à peine adaptée à l’utilisation sur les chantiers, les tableaux étant difficiles à manipuler sur smartphone. En pratique, les heures de travail sont donc souvent saisies plus tard sur ordinateur, ce qui entraîne facilement des oublis ou des inexactitudes.

Avec VANILLAPLAN, la saisie du temps est également possible en déplacement. Grâce à l’application mobile, les employés peuvent confirmer ou ajuster directement depuis le chantier leurs interventions, frais ou absences – simplement, rapidement et intuitivement. En fin de journée, une notification push rappelle automatiquement les saisies ouvertes afin qu’aucune heure ne soit oubliée.

Conclusion

Pour de nombreuses entreprises du bâtiment, Excel constitue une solution évidente pour la saisie du temps – connue, flexible et économique. La saisie simple de temps individuels y fonctionne sans problème – mais dès que plusieurs projets, employés et modifications entrent en jeu, la solution par tableau atteint ses limites. Les saisies manuelles, les entrées non reliées et l’absence de synchronisation en temps réel rendent le travail rapidement fastidieux et sujet aux erreurs.

La saisie du temps avec Vanillaplan présente le grand avantage d’être directement liée à la planification des ressources. Les temps de travail, projets, etc. sont ainsi automatiquement repris et synchronisés en temps réel. Grâce à l’application mobile, la saisie se fait en outre directement sur le terrain – simplement, rapidement et sans ajouts manuels.

Ainsi, Excel est certes gratuit comme outil, mais la charge manuelle élevée engendre des coûts de personnel cachés. Vanillaplan implique certes des coûts initiaux, mais permet grâce à l’automatisation et à la synchronisation en temps réel d’économiser du temps chaque jour – ce qui en fait, à long terme, la solution la plus économique.