Personalplanung ist ein bisschen wie Tetris. Nur dass die Steine dauernd ihre Form ändern, manchmal plötzlich verschwinden oder sich verdoppeln. Und irgendjemand ruft von der Seite: „Kannst du den grünen Stein bitte erst nächste Woche legen?“
Genau so fühlt es sich für viele Unternehmen an, wenn sie versuchen, ihre Mitarbeiter auf Baustellen, in Serviceeinsätzen oder im Schichtbetrieb zu koordinieren. Es ist ein ewiges Jonglieren mit Excel-Tabellen, Anforderungsprofilen und ungeplanten Ausfällen – und das meistens unter hohem Zeitdruck. Zunehmender Fachkräftemangel und steigende Löhne machen die Einsatzplanung heute härter als je zuvor. Die von McKinsey 2022 veröffentlichte Studie «Intelligente Planung: Wie man Herausforderungen bei der Personalplanung mit KI löst» zeigt: Klassische manuelle Planungs-Methoden stossen längst an ihre Grenzen.
Die gute Nachricht? Künstliche Intelligenz kann diese Probleme lösen! Möglich wird das, weil sich KI- und Cloud-Technologien in den letzten Jahren stark weiterentwickelt haben: sie sind leistungsfähiger, günstiger und vielseitiger einsetzbar geworden. Damit eröffnet KI-gesteuerte Einsatzplanung Unternehmen die Möglichkeit, ihre Personalplanung auf ein neues Effizienzniveau zu heben. Kurz gesagt: Die Personalplanung steht an einem Wendepunkt.
Warum Personalplanung so schwierig ist – und welche Faktoren sie komplex machen
So viel effizienter KI auch sein mag als jede manuelle Planung – die McKinsey-Studie macht klar: Einsatzplanung gehört zu den anspruchsvollsten Optimierungsproblemen überhaupt. Warum? Weil gleich mehrere Faktoren zusammenwirken, die sich gegenseitig überlagern und die Planung hochkomplex machen.
Schauen wir uns die verschiedenen Faktoren an:
◾️ Arbeitsphasen:
Nicht selten bestehen Aufträge aus mehreren Schritten, die nacheinander erledigt werden müssen. Ein Bauprojekt etwa kann nicht weitergeführt werden, solange die vorherige Phase nicht abgeschlossen ist.
◾️ Personalzuweisung:
Oft reicht nicht ein einzelner Mitarbeiter, sondern es braucht ein Team mit den passenden Qualifikationen. Ein Auftrag kann beispielsweise gleichzeitig einen Maurer und einen Polier erfordern – die Planung muss also sicherstellen, dass die passenden Personen verfügbar sind und möglichst effizient zusammenkommen.
◾️ Nachfrage-Schwankungen:
Manche Branchen erleben planbare Nachfrage, etwa im Bergbau, wo das Arbeitspensum im Voraus feststeht. Andere, wie die Baubranche, sind stark von äusseren Faktoren abhängig – Wetter, Jahreszeiten oder Bewilligungen können den Bedarf kurzfristig verändern. Für die Planung ist das eine echte Zitterpartie.
◾️ Schichten:
Schichtpläne können fest vorgegeben, aber auch dynamisch sein. In manchen Betrieben ändert sich die Besetzung von Woche zu Woche – etwa im Baugewerbe, wo der Personalbedarf je nach Projektfortschritt oder Materialverfügbarkeit stark variieren kann.
◾️ Mobilität:
In vielen Bereichen – zum Beispiel im Aussendienst oder auf Baustellen – müssen Mitarbeitende von einem Ort zum anderen reisen. Fahrzeiten und Entfernungen machen die Planung zusätzlich anspruchsvoll und wirken sich direkt auf die Produktivität aus.
Was das Ganze nun so komplex macht
Diese Dimensionen überschneiden sich in der Realität ständig. Ein Bauunternehmen etwa arbeitet in mehreren Phasen, muss die Qualifikationen seiner Mitarbeiter aufeinander abstimmen, erlebt schwankende Nachfrage, wechselnden Personalbedarf und ist auf die Arbeit an verschiedenen Orten angewiesen. Und dann kommt noch der Alltag mit spontanen Änderungen obendrauf: Ein Mitarbeiter meldet sich krank, ein Kunde braucht sofort Unterstützung oder ein Projekt verzögert sich.
All diese Bedingungen müssen somit gleichzeitig berücksichtigt und abgebildet werden – und zudem muss möglichst schnell auf Änderungen reagiert werden, was eine ständige Aktualisierung voraussetzt. Genau das macht Personalplanung zu einem der anspruchsvollsten Optimierungsbereiche.
Warum KI die Zukunft der Einsatzplanung ist – McKinsey liefert die Belege
Gerade weil die Personalplanung so komplex ist, führt an KI-gestützter Einsatzplanung kein Weg vorbei. Die McKinsey-Studie zeigt es deutlich: KI-gestützte Einsatzplanung bringt genau dort Vorteile, wo manuelle Systeme scheitern:
🔹 Weniger Leerlauf: KI plant Mitarbeitende so ein, dass ihre Arbeitszeit optimal genutzt wird und weniger unproduktive Pausen entstehen.
🔹 Höhere Produktivität: Ressourcen werden so eingesetzt, dass sie genau dann verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
🔹 Schnellere Planung: KI erstellt in kurzer Zeit neue Pläne – auch bei spontanen Änderungen.
🔹 Weniger Verwaltungsaufwand: KI übernimmt Routinearbeiten wie Schichtabgleiche oder Umplanungen, sodass Planer nicht jedes Detail manuell überwachen müssen.
Wie das in der Praxis aussieht, zeigt die McKinsey-Studie am Beispiel eines US-Strom- und Gasversorgers. Diese Branche vereint eine Vielzahl gleichzeitig wirkender Faktoren in der Einsatzplanung – und ist damit ein ideales Testfeld für intelligente Planung. Der Versorger testete sechs Wochen eine KI-gestützte Planungslösung – und die Ergebnisse waren beeindruckend:
◾️ Unterbrechungen (Notfälle, die den Zeitplan durcheinanderbringen) gingen um 75 % zurück.
◾️ Auftragsverzögerungen sanken um 67 %.
◾️ Fehlstarts (wenn Aufträge nicht rechtzeitig beginnen oder abgeschlossen werden, weil Ressourcen fehlen) reduzierten sich um 80 %.
◾️ Die Gesamtarbeitszeit stieg um volle 29 %.
Diese Zahlen sprechen für sich: KI in der Personalplanung ist kein nettes Extra, sondern ein echter Gamechanger.
KI-gestützte Personalplanung – wie Vanillaplan sie Realität werden lässt
Wir haben gesehen: KI in der Einsatzplanung ist höchst komplex – aber auch höchst nützlich. Genau deshalb haben wir uns bei Vanillaplan an dieses schwierige Problem gewagt – und wir haben eine Lösung entwickelt, die funktioniert!
Während McKinsey beschreibt, wie Unternehmen theoretisch vorgehen könnten, haben wir den Schritt in die Praxis gemacht. Unsere KI ist kein Konzept auf Papier, sondern eine innovative Technologie, die den tagtäglichen Problemen begegnet – von spontanen Krankmeldungen über Nachfrageschwankungen bis hin zur Teamplanung.
🔸 Mit einem Klick zum optimalen Ergebnis – Skills und Co. immer im Blick
Tetris ade! Unsere KI erstellt in Sekunden Einsatzpläne, die relevante Faktoren berücksichtigen.
🔸 Spontane Änderungen – kein Problem
Ein Mitarbeiter fällt morgens aus? Die KI passt den Plan an. Drei zusätzliche Aufträge kommen rein? Werden live verteilt.
🔸 Keine PowerPoint-Vision, sondern echte Software:
Während viele über KI sprechen, nutzen unsere Kunden sie schon – jeden Tag, in der Praxis.
Das Ergebnis: Weniger Stress bei den Planern, weniger Chaos für die Mitarbeiter, weniger Wartezeit für die Kunden.
Fazit
McKinsey macht deutlich: KI ist die Zukunft der Personalplanung. Wir ergänzen: Die Zukunft ist bei Vanillaplan schon angekommen.
Ja, Einsatzplanung mit KI ist eines der härtesten Optimierungsprobleme überhaupt. Aber genau daran arbeiten wir – mit Erfolg, denn unsere Software löst heute schon, was viele noch als Zukunftsvision diskutieren.
👉 Neugierig? Dann sollten wir reden. Wir zeigen euch, wie KI-gestützte Einsatzplanung in der Praxis aussieht!
