Ein Einblick in die Welt der Vanillaplan-Schnittstellen

Domenic Duwe
von Domenic Duwe MarketingPubliziert am 16.06.2022

Wir freuen uns, Ihnen heute unsere neue Vanillaplan-Schnittstelle vorstellen zu dürfen – und zwar zur cloudbasierten ERP-Software *myfactory*. Die deutsche Firma myfactory International GmbH spezialisiert sich seit 2002 im DACH-Raum vor allem auf KMU. Die Schnittstelle zwischen Vanillaplan und myfactory läuft über unsere eigene Integrationsplattform *Vanillaplan Fair*, welche die automatische Datenübertragung zwischen beliebiger Software – unabhängig vom Datenformat – ermöglicht.

Das Bedürfnis, eine Integration zwischen den beiden Anwendungen zu erstellen, kam von einem unserer Kunden: der Jörg AG aus Solothurn. Die Spezialisten für Arbeiten an Dächern und Fassaden verwenden Vanillaplan seit Anfang 2021 für ihre Ressourcenplanung. Um die zahlreichen Aufträge im Bereich Service nicht doppelt, nämlich im ERP und in Vanillaplan, erfassen zu müssen, kam dieses Jahr die Anfrage, ob Projekte nicht automatisch übernommen werden können. Schliesslich steigt mit der Anzahl der händisch übertragenen Aufträge nicht nur der Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit.

Die Konfiguration der Integration hat von unserer Seite unser Backend-Entwickler Carlo Field übernommen. Um Ihnen einen kleinen Einblick in die Welt von Vanillaplan Fair zu geben, haben wir ihm ein paar Fragen zu unserer neuen Schnittstelle gestellt.

Hallo Carlo, kannst du uns erzählen, wie das Aufsetzen einer neuen Integration für Vanillaplan Fair abläuft?
Sehr gerne. Erstmal erhalten wir Informationen zu dem zu integrierenden Programm des Kunden. Je nachdem ergibt sich dann noch ein Meeting mit dem Kunden, um das Format der Daten zu klären. Dann konfigurieren wir in einem ersten Schritt die Schnittstelle so, dass die Daten integriert werden können. Normalerweise ist das schon vollumfänglich unterstützt und es ist nur noch eine Frage der Konfiguration und dass die Daten so abgebildet werden, dass sie in unser System hineinpassen. Das heisst, dass wir zum Beispiel ganzheitliche Projekte, wie sie im ERP-System vorhanden sind, in Projektphasen aufteilen, damit sie in das Vanillaplan Datenschema übernommen werden können. In einem zweiten Schritt wird die bereits konfigurierte Schnittstelle mit dem Kunden iterativ getestet und bei Bedarf den Wünschen entsprechend angepasst.

Und was hat der Kunde dabei für Vorteile?
In diesem speziellen Fall läuft das Ganze in einem fünf Minuten Intervall. Das heisst, wenn unser Kunde zum Beispiel in myfactory einen neuen Service-Auftrag erfasst, ist dieser innerhalb von fünf Minuten in Vanillaplan ersichtlich. In Bezug auf die Aktualisierungsgeschwindigkeit kommt es einerseits darauf an, wie die Schnittstelle konfiguriert ist, andererseits aber auch wie die Daten im anderen System verfügbar sind; zum Beispiel, ob es automatische Benachrichtigungen für neu erstellte Objekte gibt. Die Informationen werden dann übertragen und in Vanillaplan wird dementsprechend ein Projekt, ein Mitarbeiter oder eine Absenz vollautomatisch hinzugefügt – ohne dass zusätzlich noch etwas erfasst werden muss.

Spannend, vielen Dank Carlo für den interessanten Einblick!

Wenn Sie noch Fragen zu unserer Integrationsplattform Vanillaplan Fair haben oder eine Integration zu Ihrem ERP-, HR- oder einem beliebigen anderen System benötigen, melden Sie sich gerne bei uns.