Wie mache ich eine Zeiterfassung – mit Excel?

Freitagabend, die Sonne steht tief über der Baustelle, der letzte Kran kommt langsam zur Ruhe. Es herrscht Feierabendstimmung – fast.

Denn was noch ansteht, bevor der Tag zu Ende geht, ist die Zeiterfassung. Stunden werden in Tabellen eingetragen: Arbeitsbeginn, Pause, Ende, Projekt – Zeile für Zeile. Später werden die Daten noch kontrolliert, zusammengeführt und an die Buchhaltung weitergegeben. Woche für Woche.

Zeiterfassung gehört in jedem Bauunternehmen zum Alltag – wenn auch wenig beliebt, so muss sie doch gemacht werden. Das bekannteste Werkzeug dafür: Excel. Scheinbar mühelos lässt es sich an die individuelle Situation anpassen, ist leicht zugänglich und ausserdem noch kostenlos. Eine naheliegende Wahl also. Doch wie sieht eine Zeiterfassung mit Excel konkret für Bauunternehmen aus – und welche Vor- und Nachteile sind damit verbunden?

 Zeiterfassung mit Excel – so läuft’s ab

Um eine vollständige Zeiterfassung in Excel abzubilden, werden in der Regel zwei Tabellen geführt: eine Einzelerfassung für die Mitarbeitenden und eine Gesamtübersicht für Vorgesetzte. Diese Tabellen enthalten alle relevanten Angaben – von der täglichen Arbeitszeit über Pausen bis hin zu Projekten, Spesen, Reisen und Abwesenheiten.

Unter Begriffen wie «Arbeitszeittabelle» oder «Zeiterfassung» finden sich in Excel standardisierte Vorlagen – diese sind jedoch sehr einfach gehalten und müssen in der Regel individuell erweitert und an die eigenen betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden.

Zeiterfassung für Mitarbeiter: Erstellung einer Einzelerfassung

Für die individuelle Zeiterfassung eignet sich eine einfache Excel-Tabelle, die jeden Arbeitstag eines Monats abbildet. Die vertikale Achse zeigt typischerweise die Wochentage bzw. das Datum; die horizontale Achse enthält Angaben zu Projekt oder Baustelle, Arbeitsbeginn, Pause, Arbeitsende und der daraus berechneten Gesamtarbeitszeit.

Mit Formeln lässt sich die tägliche Arbeitszeit automatisch berechnen und am Ende der Woche oder des Monats summieren, um die Gesamtstunden zu ermitteln. Zudem können zusätzliche Spalten für Spesen und Bemerkungen oder eine Unterteilung der Arbeitszeit nach verschiedenen Projekten ergänzt werden.

Zur besseren Übersicht werden häufig farbliche Markierungen verwendet, um z.B. Wochenenden oder Feiertage hervorzuheben. Abwesenheiten können über Kürzel dargestellt werden und für wiederkehrende Projekte oder Tätigkeiten bieten sich Dropdown-Menüs an – sie reduzieren Tippfehler und erleichtern die einheitliche Dateneingabe.

Zeiterfassung für Vorgesetzte: Erstellung einer Gesamtübersicht

Zur Erfassung der Arbeitszeiten mehrerer Mitarbeiter wird meist eine Gesamttabelle verwendet, die alle Personen und Projekte umfasst.

In der vertikalen Achse werden die Namen der Mitarbeitenden aufgeführt, in der horizontalen Achse die Tage und – je nach Bedarf – Spesen, Bemerkungen oder Projekte. Die gearbeiteten Stunden werden in die entsprechenden Zellen eingetragen; Kürzel wie „F“ für Ferien oder „K“ für Krankheit können Abwesenheiten markieren. Mit Summenfunktionen lassen sich die Gesamtstunden pro Tag, Woche oder Person abbilden.

Für detailliertere Auswertungen können Pivot-Tabellen oder Diagramme ergänzt werden, mit denen sich Arbeitszeiten nach Projekt, Team oder Zeitraum zusammenfassen lassen. So erhältst du einen schnellen Überblick über die geleisteten Stunden, Abwesenheiten und Spesen deines Teams.

Praktische Nutzung der Zeiterfassung in Excel

Wie sieht die Zeiterfassung in Excel nun in der Anwendung aus?
In den meisten Bauunternehmen werden Arbeitszeitdateien dezentral geführt und am Monatsende zur Kontrolle zusammengeführt. Jede Person trägt ihre Zeiten selbst ein, speichert die Datei lokal oder in einem gemeinsamen Cloud-Ordner – etwa auf OneDrive, Teams oder SharePoint – und übermittelt sie nach Abschluss des Zeitraums an den Vorgesetzten. Dort werden die Angaben geprüft, bei Bedarf korrigiert und anschliessend für Lohnabrechnung oder Nachkalkulation weiterverwendet.

Eine alternative Möglichkeit besteht darin, dass alle Mitarbeitenden ihre Zeiten in derselben Datei erfassen. Das setzt jedoch voraus, dass die Tabelle zentral und vor Ort gepflegt wird – und führt schnell zu einer grossen, unübersichtlichen Datei, die schwer zu handhaben ist.

Grenzen von Excel

Excel bietet grundsätzlich einige Möglichkeiten, vorhandene Vorlagen zu erweitern und an den eigenen Baubetrieb anzupassen. Die Erstellung solcher Tabellen kostet allerdings Zeit und ist an das spezifische Wissen einzelner Mitarbeiter gebunden.

Vor allem in Bezug auf die Nutzung wurde jedoch bereits deutlich: Es wird viel hin- und hergeschoben, kopiert und weitergeleitet – ein klarer Zeitfresser und eine häufige Fehlerquelle. Denn was bei kleinen Teams und wenig Projekten noch funktionieren mag, wird bei zunehmender Grösse – vor allem für Vorgesetzte – schnell komplex. Zellen müssen manuell befüllt und Einträge genau übertragen werden – nachträgliche Änderungen, Korrekturen und daraus resultierend unterschiedliche Dateiversionen können schnell zu Chaos und einem hohen Mehraufwand führen. Und neben dem Zeitverlust ist dies vor allem eines: eine mühsame und wenig produktive Arbeit – die eigentlich nicht sein müsste.

Zeiterfassung im Vergleich: Excel vs. Vanillaplan Time

Mit der Zeiterfassung von Vanillaplan hast du gegenüber Excel einige entscheidende Vorteile:

1) Ein Tool für alles: Zeiterfassung und Ressourcenplanung intelligent verknüpft

In EXCEL musst du zunächst eine eigene Datei erstellen, die die Abläufe des individuellen Betriebs widerspiegelt. Neben dem Arbeitsaufwand bleibt diese jedoch auch immer nur eine reine Tabelle: Zwar können Spalten beliebig ergänzt werden – etwa für Projekte, Spesen oder Bemerkungen – doch alle Informationen stehen weitgehend unverbunden nebeneinander. Die Nutzung von Formeln oder Bezügen ist zwar eine Möglichkeit, doch in der Praxis ist dies oft aufwendig, unübersichtlich, fehleranfällig und insgesamt nur schwer zu pflegen.

Bei VANILLAPLAN ist die Zeiterfassung dagegen direkt mit der Ressourcenplanung verbunden. Das heisst: Arbeitszeiten, Projekte und weitere Leistungen greifen automatisch ineinander. Einsätze, die in der Planung erstellt werden, erscheinen sofort in der Zeiterfassung – inklusive Projektbezug.

Anstatt in mehreren Tabellen zu arbeiten, läuft alles in einem zentralen, übersichtlichen System zusammen: Mit einem Klick lassen sich Projekte, Mitarbeitende oder Leistungsarten auswählen sowie von einer Ansicht in die andere wechseln – alles klar strukturiert, vollständig verknüpft und speziell für die Anforderungen der Bauwirtschaft entwickelt.

2) Erfassung der Arbeitszeit: Automatische Übernahme aus der Ressourcenplanung

In EXCEL erfolgt die Zeiterfassung vollständig manuell. Arbeitsbeginn, Pausen, Ende und Projektzugehörigkeit werden von Hand eingetragen – zusätzliche Informationen wie Spesen, Reisen oder Materialien erfordern weitere Spalten oder separate Tabellen.  

In VANILLAPLAN geschieht die Erfassung hingegen komplett automatisch: Sobald die Einsätze in der Ressourcenplanung erstellt sind, werden sie direkt in die Zeiterfassung übernommen. Mitarbeitende müssen die Einträge nur noch mit einem Klick bestätigen. Andersherum fliessen Abwesenheiten oder Ferien, die in der Zeiterfassung erfasst werden, direkt zurück in die Ressourcenplanung. Ganz nach dem Motto «volle Transparenz statt nerviger Doppelarbeit».

3) Kontrolle der Arbeitszeit: Zentrale Einsicht in alle Einträge

In EXCEL erfolgt die Kontrolle der Arbeitszeiten meist manuell und über mehrere Dateien hinweg. Das einzelne Dokument jedes Mitarbeiters wird separat übermittelt – sei es per E-Mail oder über Freigabeprozesse in der Cloud. Daraufhin müssen die Einträge von Hand geprüft, kopiert und in eine Gesamtübersicht übertragen werden. So entsteht ein Flickwerk aus unterschiedlichen Dateien, die einzeln bearbeitet und zusammengeführt werden müssen.

In VANILLAPLAN werden alle Einzel-Einträge automatisch zusammengeführt und stehen zentral in einer Übersicht zur Verfügung. So sehen Vorgesetzte auf einen Blick sämtliche erfasste Arbeitszeiten, Spesen, Abwesenheiten oder Reisen ihres Teams. Ohne copy-paste und Datei-Chaos lassen sich Einträge gesammelt prüfen, anpassen und freigeben – und zwar für mehrere Mitarbeitende und Tage gleichzeitig.

Über verschiedene Filterfunktionen – etwa nach Leistungsarten (z.B. Arbeitszeiten oder Spesen) oder nach Abteilungen – können zudem relevante Einträge gezielt kontrolliert werden.

Farbige Symbole zeigen an, ob Einträge bereits genehmigt, abgerechnet, abgelehnt, usw. wurden. So behältst du jederzeit den Überblick über den Stand der Freigabe.

Am unteren Rand wird automatisch eine Zusammenfassung angezeigt, die alle erfassten Daten aus den Einträgen bündelt – für einen schnellen Überblick über den Gesamtaufwand.

4) Aktualität und Transparenz – Nachtragen ade

In EXCEL müssen Änderungen, z.B. von Einsatzzeiten, Projekten oder Abwesenheiten, manuell eingetragen werden. Das kostet nicht nur Zeit, sondern führt auch leicht zu veralteten Daten, wenn Änderungen nachträglich hinzugefügt werden und mehrere Personen parallel an unterschiedlichen Versionen arbeiten.

Mit VANILLAPLAN bleibt die Zeiterfassung dagegen immer aktuell. Durch die Echtzeit-Synchronisation ist jede Änderung in der Einsatzplanung sofort in der Zeiterfassung sichtbar – automatisch und ohne Nachträge. Neue Einsätze, Ferien oder Planänderungen werden direkt übernommen, sodass alle Beteiligten jederzeit mit denselben, aktuellen Informationen arbeiten.

5) Mobile App – Zeiterfassung von unterwegs

In EXCEL erfolgt die Zeiterfassung in der Regel am Computer im Büro. Zwar gibt es eine mobile Version, doch für den Einsatz auf der Baustelle ist sie kaum geeignet, da die Tabellen auf dem Smartphone schwer zu bedienen sind. In der Praxis werden Arbeitszeiten daher meist erst später am Computer nachgetragen, was leicht zu ungenauen oder vergessenen Einträgen führt.

Mit VANILLAPLAN ist die Zeiterfassung genauso unterwegs möglich. Über die Mobile App können Mitarbeitende ihre Einsätze, Spesen oder Abwesenheiten direkt von der Baustelle aus bestätigen oder anpassen – einfach, schnell und intuitiv.
Zum Feierabend hin erinnert eine Push-Nachricht automatisch an offene Einträge, sodass keine Stunden vergessen gehen.

Fazit

Excel ist für viele Bauunternehmen ein naheliegender Einstieg in die Zeiterfassung – bekannt, flexibel und kostengünstig. Die einfache Erfassung einzelner Arbeitszeiten funktioniert darin problemlos – doch sobald mehrere Projekte, Mitarbeitende und Änderungen im Spiel sind, stösst die Tabellenlösung an ihre Grenzen. Manuelles Eintragen, unverbundene Eingaben und fehlende Echtzeit-Synchronisation machen die Arbeit schnell aufwendig und fehleranfällig.

Die Zeiterfassung von Vanillaplan hat den grossen Vorteil, dass sie direkt mit der Ressourcenplanung verknüpft ist. So werden Arbeitszeiten, Projekte, uvm. automatisch übernommen und in Echtzeit synchronisiert. Über die Mobile App erfolgt die Erfassung zudem direkt vor Ort – einfach, schnell und ohne Nachträge.

So ist Excel als Tool zwar kostenlos, doch der hohe manuelle Aufwand verursacht versteckte Personalkosten. Vanillaplan ist auf den ersten Blick mit Kosten verbunden, spart jedoch durch Automatisierung und Echtzeit-Synchronisation täglich Zeit – und ist damit langfristig die wirtschaftlichere Lösung.